Vacatures

Je ondersteunt twee (regio)directeuren op organisatorisch en administratief gebied. Daarnaast ondersteun je diverse andere eindverantwoordelijken, hoofden van afdelingen, medezeggenschapsorganen etc.

Taken:
Secretariële ondersteuning

• Handelt inkomende telefoontjes zelfstandig af: verstrekt informatie, stelt prioriteiten en zorgt voor de telefonische bereikbaarheid van de leidinggevende.
• Verricht representatieve taken ten behoeve van de leidinggevende voor wat betreft ontvangst en opvang van bezoekers.
• Ontwerpt, al dan niet op aanwijzing, conceptbrieven, emailberichten, memo’s en interne notities van algemene aard.
• Redigeert stukken op vormgeving (huisstijlregels), stijl en spelling.
• Ontwerpt op aanwijzing presentaties (bv. Powerpoint of spreadsheet).
• Neemt klachten in ontvangst en bewaakt het afhandelingtraject.
• Voert overige benodigde secretariële en/of afdelingsgerichte werkzaamheden uit.
• Resultaat: De leidinggevende is op secretarieel en administratief vlak ondersteund in de uitvoering van zijn/haar inhoudelijke- en managementtaken.

Agendabeheer en voortgangsbewaking

• Beheert en plant de agenda in van de leidinggevende (en eventuele medewerkers). Regelt, coördineert en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken met in- en externe werkcontacten.
• Bewaakt zelfstandig het voortgangstraject van in behandeling zijnde stukken.
• Bereidt actiepunten van de leidinggevende voor en handelt deze in voorkomende gevallen zelfstandig af.
• Regelt vergaderruimten.
• Resultaat: Agendabeheertechnische zaken en belangen zijn dusdanig behartigd, dat de leidinggevende zijn/ haar inhoudelijke- en managementtaken conform afspraken kan uitvoeren

Voorbereiding en verslaglegging overleggen

• Bereidt ten behoeve van overleggen de agenda voor.
• Draagt zorg voor de verdere organisatie van het overleg, de verspreiding van de agenda en bijbehorende stukken.
• Notuleert onder andere overleggen binnen de regio/sectie en draagt zorg voor de uitwerking van notulen.
• Zorgt voor besluiten- en actielijsten.
• Informeert en attendeert over genomen besluiten en bewaakt de afhandeling hiervan.
• Resultaat: Overleggen zijn goed voorbereid en verslagen, zodat een bijdrage wordt geleverd aan een goed resultaat van overleggen.

Informatieverwerking en -beheer

• Registreert en behandelt inkomende stukken, zowel via post als elektronisch, al dan niet via het elektronisch postregistratiesysteem en het elektronisch archiveringssysteem.
• Schat de inkomende stukken in op belang, urgentie en gevoeligheid en vertrouwelijkheid.
• Schat in welke informatie verder nodig is voor de afhandeling van de stukken.
• Regelt de uitgaande stukken.
• Richt documentatie- en correspondentie archieven in binnen het eigen werkdomein en beheert deze.
• Bewaakt tijdige en volledige aanlevering van de stukken die gearchiveerd moeten worden.
• Verstrekt op verzoek van de leidinggevende (en eventuele medewerkers) gegevens.
• Resultaat : Alle informatie (documentatie en bestanden) is opvraagbaar en beschikbaar voor de leidinggevende en zijn/ haar medewerkers

Professionele inrichting secretariaat

• Zorgt voor een effectieve inrichting van de secretarieel-administratieve werkprocessen binnen het eigen domein en een beschrijving hiervan.
• Zorgt voor afspraken met interne klanten over de dienstverlening.
• Bewaakt de uitvoering van de afspraken en bekijkt periodiek of de afspraken nog passend zijn.
• Overlegt met interne klanten indien wijzigingen in de dienstverlening wenselijk zijn.
• Houdt de ontwikkelingen op het vakgebied bij en signaleert op basis hiervan mogelijkheden tot verbetering van (de efficiëncy van) de dienstverlening.
• Ben je iemand of ken je iemand die kundig is en zin heeft in deze opdracht? Laat het me svp weten door het sturen van een korte motivatie, voorwaarden (tarief) en cv (anoniem, of in Word). Heb je aanvullende vragen? Deze graag per e-mail. Ik ben slecht telefonisch bereikbaar op het moment.
• Resultaat: De werkzaamheden, processen en systemen zijn efficiënt, effectief en transparant ingericht.